VERBİS Nedir? Kayıt Zorunluluğu, 2025 Eşikleri ve Kayıt Adımları

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun yönettiği kamuya açık sicildir. Belirli eşikleri aşan veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce bu sicile kaydolmak ve hangi verileri hangi amaçla, ne kadar süreyle işlediklerini bildirmek zorundadır. Kayıt zorunlu olanlar için VERBİS, KVKK'nın en görünür yükümlülüğüdür; kayıt, kanunun 18. maddesiyle güvence altına alınmıştır.

Bu rehber, 2025 Kurul kararıyla güncellenen eşikleri, kayıt adımlarını, kayıtla birlikte gelen yükümlülükleri ve sık yapılan hataları anlatır.

Kimler VERBİS'e kayıt olmak zorunda

Kanunun 16. maddesine göre ana kural, tüm veri sorumlularının kayıt olmasıdır; Kurul ise objektif kriterlerle istisnalar belirler. 4 Eylül 2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı Kurul kararıyla güncellenen çerçeve şu şekildedir:

• Ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olmayan şirketler: Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az ise kayıt zorunlu değildir. İki şarttan biri aşılırsa kayıt zorunludur.
• Ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olan şirketler (klinik, laboratuvar, eczane, biyometrik sistem sağlayıcıları gibi): Yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az ise kayıt zorunlu değildir.
• Yurt dışında yerleşik veri sorumluları: Türkiye'deki kişilerin verisini işliyorlarsa eşik aranmaksızın kayıt zorunludur; Türkiye'de bir veri sorumlusu temsilcisi atanır.
• Kamu kurum ve kuruluşları: Kayıt zorunludur.

"Yıllık mali bilanço toplamı", vergi dairesine sunulan yıl sonu bilançosundaki aktif toplamıdır; aylık ciro veya geçici vergi dönemleri esas alınmaz. Eşik bir yıl sonu bilançosuyla aşıldığında, kayıt yükümlülüğü doğar ve 30 gün içinde kayıt yapılmalıdır. 2025 yılı bilançosuyla eşiği aşan şirketler için Kurul, son tarihi 5 Haziran 2026'ya uzatmıştı.

Önemli ayrım: VERBİS'e kayıt zorunlu olmamak, KVKK'dan muaf olmak demek değildir. Aydınlatma, açık rıza, veri güvenliği ve ilgili kişi başvurularını yanıtlama yükümlülükleri her veri sorumlusu için geçerlidir. Ayrıntı için KVKK rehberine bakabilirsiniz.

Kayıt için ne hazırlanır

VERBİS'e kayıt, veri sorumlusunun kimliğini ve veri işleme faaliyetlerinin özetini bildirmektir. Bildirilecekler:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri
• Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği
• Veri konusu kişi grupları (çalışan, müşteri, ziyaretçi, tedarikçi gibi) ve her grup için veri kategorileri
• Verilerin aktarılabileceği alıcı grupları (iş ortakları, tedarikçiler, yetkili kamu kurumları)
• Yurt dışına aktarımı öngörülen veriler
• Alınan teknik ve idari tedbirler
• Her veri kategorisi için azami saklama süresi

Bu bilgilerin kaynağı kişisel veri işleme envanteridir. Envanter, şirketin hangi süreçte hangi veriyi hangi hukuki sebeple işlediğini gösteren tablodur; VERBİS bildirimi bu tablonun özetidir, envanterin kendisi sisteme yüklenmez ama denetimde istenir. Web sitesi olan şirketler için envanterin bir satırı da sitede çalışan çerezlerdir; çerez tarayıcı bu listeyi çıkarır.

Kayıt adımları

1. İrtibat kişisi belirleyin. Türkiye'de yerleşik, T.C. kimlik numarası olan bir gerçek kişi; Kurum ile yazışmaları yürütür. İrtibat kişisi veri sorumlusunu temsil etmez, iletişim noktasıdır.
2. verbis.kvkk.gov.tr üzerinden "Veri Sorumlusu Yönetici Girişi" ile başvuru formunu doldurun. Tüzel kişiler için MERSİS numarası ve yetkili bilgileri gerekir.
3. Başvuru sonrası Kurum, kayıtlı adrese posta ile kullanıcı adı ve parola gönderir.
4. Sisteme girip irtibat kişisini atayın; bildirim girişini irtibat kişisi yapar.
5. Envanterden hareketle bildirimi tamamlayın: veri kategorileri, amaçlar, alıcılar, saklama süreleri, tedbirler.
6. Bildirim onaylandığında kayıt kamuya açık sicilde görünür. Değişiklik olduğunda 7 gün içinde güncelleme yapılır.

Kayıtla birlikte gelen yükümlülükler

Kişisel veri saklama ve imha politikası

VERBİS'e kayıtlı her veri sorumlusu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca bir saklama ve imha politikası hazırlamak zorundadır. Politika, her veri kategorisi için saklama süresini, imha yöntemini ve periyodik imha dönemini (en fazla 6 ay) tanımlar. VERBİS'e bildirilen saklama süreleri bu politikayla tutarlı olmalıdır.

Envanterin güncel tutulması

Yeni bir süreç, yeni bir yazılım veya yeni bir veri aktarımı envanteri değiştirir; VERBİS bildirimi de buna göre güncellenir. Web sitesine eklenen her yeni araç (analitik, pazarlama otomasyonu, canlı destek) envantere yeni bir çerez ve çoğu zaman yeni bir yurt dışı aktarım ekler.

Kaydın zamanında yapılması neden önemli

VERBİS kayıtları kamuya açıktır; müşteriler ve iş ortakları bir şirketin kayıtlı olup olmadığını görebilir. Eşiği aştıktan sonra 30 gün içinde kaydolmak, hem bu görünürlüğü olumlu kullanmayı hem de kanunun 18. maddesindeki çerçevenin dışında kalmayı sağlar.

Sık yapılan hatalar

• Bilanço eşiğini ciroyla karıştırmak. Kriter aktif toplamıdır.
• Çalışan sayısında yalnız bordrodaki kişileri saymak; yıllık ortalama esas alınır, SGK bildirgeleri kaynak gösterilir.
• Kayıt olup envanteri hiç hazırlamamak. Denetimde bildirimin dayanağı sorulur.
• Saklama sürelerini "süresiz" veya gerçekçi olmayan uzunlukta bildirmek.
• Web sitesindeki çerezleri ve yurt dışındaki araçları envantere hiç yazmamak. Envanterde en sık unutulan satır budur.
• İrtibat kişisi işten ayrılınca kaydı güncellememek.

Sıkça sorulan sorular

Çalışan sayım 50'den az ama bilançom 100 milyon TL'yi geçti, kayıt olmalı mıyım?

Evet. İki şart birlikte sağlanmadıkça istisna uygulanmaz; biri aşılırsa kayıt zorunludur.

Kayıt zorunlu değilsem VERBİS'e gönüllü kayıt olabilir miyim?

Evet, gönüllü kayıt mümkündür; kaydolduktan sonra kayıtlı veri sorumlularının tüm yükümlülükleri (saklama ve imha politikası dahil) geçerli olur.

VERBİS kaydı yerine aydınlatma metni yayınlamak yeterli mi?

Hayır. Aydınlatma her veri sorumlusu için ayrı bir yükümlülüktür; VERBİS kaydı onun yerine geçmez, o da VERBİS'in yerine geçmez.

Kaydı kim yapabilir?

Başvuruyu şirket yetkilisi yapar, bildirimi atanan irtibat kişisi girer. Danışman destek verebilir; sorumluluk veri sorumlusunda kalır.

Envanterimde çerezleri nasıl gösteririm?

"Web sitesi ziyaretçisi" veri konusu grubu altında, çerez türlerine göre veri kategorisi, amaç, hukuki sebep, alıcı (örneğin Google) ve saklama süresi satırlarıyla. Efilli'nin tarama çıktısı bu satırların kaynağı olarak kullanılabilir.

Envanterinizin web sitesi bölümünü iki dakikada çıkarmak için ücretsiz çerez taraması yapabilirsiniz. Efilli, sitedeki çerezleri sınıflandırır, rızayı KVKK'ya uygun toplar ve onay kayıtlarını Türkiye'de tutar.